Jak napsat motivační dopis – postup, vzor

Co je to motivační dopis a jaký je jeho účel

Motivační, někdy také průvodní nebo úvodní dopis, je dopis určený personálnímu oddělení, který se přikládá k životopisu. Motivační je od slova motivace, dopis má tedy ukázat vaši motivaci pracovat a také motivovat personalistu, aby se podíval na váš životopis a pozval vás na pohovor. Z toho důvodu by měl být dopis vždy napsaný na míru konkrétní společnosti a pozici, jeden univerzální motivační dopis rozeslaný do desítek firem vám velkou službu neudělá.

Dopis se píše rovnou do e-mailu, ke kterému je přiložen životopis. Do přílohy můžete vložit kopii dopisu, když ho ale vložíte jen do přílohy, s největší pravděpodobností ho nikdo neotevře. Nikdo také nechce číst pětistránkový elaborát, maximální rozsah by měl být jedna A4, ideální délka je ale mnohem kratší. Text by měl být přehledný, bez zbytečné vaty a chození kolem horké kaše. Argumenty předkládejte věcně a racionálně, nabubřelost je nežádoucí. Taky bych se radši vyvarovala snaze za každou cenu pobavit. Vtipný text sice upoutá pozornost, ale nevydařený vtip může působit trapně nebo křečovitě. Když při čtení motivačních dopisů narazíte na deset vtipálků, většina vás spíš otráví. Nechte za sebe mluvit své schopnosti a zkušenosti.

Motivace v motivačním dopisu

Důvody, proč tuto práci chcete, a proč by zaměstnavatel měl chtít právě vás, jsou jádro celého motivačního dopisu. Vaše motivace může být pozitivní (pracuji několik let v oboru a můžu tak zúročit své zkušenosti) i negativní (mám malé dítě a z toho důvodu mi vyhovují krátké směny a práce v blízkosti bydliště). Oba typy motivace vám mohou zajistit pozvání na pohovor, protože oba ukazují, proč tuto práci opravdu chcete. Negativní motivace vás ale staví do znevýhodněné pozice ve chvíli, kdy dojde na debatu o platu a dalších podmínkách. Pokud nemáte žádné další možnosti, nemůžete si příliš diktovat.

Není dobré jako motivaci uvádět, že už dva roky marně hledáte práci. Když vás nechtějí ostatní, proč by měl chtít adresovaný zaměstnavatel? Stejně tak neuvádějte jako důvod, že s minulou firmou to jde od desíti k pěti.

Co by měl motivační dopis obsahovat

Pozici

V motivačním dopisu vždy uveďte konkrétní pozici, o kterou se ucházíte. Je to jedna z nejčastějších chyb, se kterou se při čtení motivačních dopisů setkáváme, a přitom je to chyba zásadní. Jedna společnost často současně obsazuje více pozic a personalista potom musí hádat, co vlastně chcete dělat za práci a to je pro většinu zbytečná ztráta času. Věty typu: „Zajímám se o jakoukoliv pozici, kterou mi nabídnete.“ jsou cestou do pekel. Místo hledání té správné pozice pro vás zaměstnavatel většinou zkrátka radši zvolí jiného kandidáta.

Motivaci

Neboli již zmíněné důvody proč danou práci vlastně chcete a také důvody, proč má zaměstnavatel chtít právě vás. Jedno bez druhého by se zkrátka nemělo objevit. Když zmíníte pouze vaše zájmy, nepůsobíte jako výhodná volba. Vypsat pouze to, v čem se budete potenciálnímu zaměstnavateli hodit, zase takový průšvih není, ale bude to vypadat, jakože se příliš snažíte zavděčit. Vždy je samozřejmě lepší volit pozitivní motivaci, ale když nějaká negativní je (kromě zmíněného úřadu práce nebo potápějící se lodi minulého zaměstnavatele), je lepší ji zmínit, než mít málo argumentů.

Zmínku o životopisu, referencích

Neuškodí v motivačním dopisu nějak odkázat na životopis, například: „Podrobnější informace o mých pracovních zkušenostech najdete v mém životopisu.“ a tak podobně. Pokud vám dané místo někdo doporučil, nebo třeba znáte někoho, kdo už v adresované společnost pracuje, nebojte se ho jmenovat. Můžete také zmínit někoho z předchozího zaměstnání, kdo je ochotný poskytnout pozitivní reference. Odvolávat se ale pouze na doporučení nestačí, další motivace je nezbytná.
Pokud popisujete nějaké vaše vlastnosti nebo schopnosti, uveďte příklad z praxe. Univerzální „Jsem komunikativní, flexibilní a umím dobře spolupracovat.“ příliš neoslní. Daleko lépe působí: „Baví mě komunikace s lidmi, několik let jsem pracovala jako operátorka pasivní linky.“ Nebo: „Dobře pracuji v týmu, na posledním projektu jsem úzce spolupracoval s deseti lidmi, vzájemná komunikace byla při této práci zásadní.“, „Jsem časově flexibilní, v minulém zaměstnání jsem měla noční i denní směny a příležitostně jsem pracovala i o víkendu.“

Projevení zájmu o pohovor

V závěru vyjádřete zájem o osobní pohovor, například: „Na jakékoliv dotazy vám rád odpovím na osobním pohovoru.“, „Ráda přijmu Vaše pozvání na pohovor, kontaktujte mě prosím…“ nebo jen prosté „Těším se na osobní setkání.“ Jde sice o formalitu, ale motivační dopis píšete právě proto, abyste se na osobní pohovor dostali, a projevení zájmu zkrátka působí dobře.

Co by motivační dopis obsahovat neměl

Gramatické chyby a překlepy

Před odesláním si dopis vždy přečtěte, klidně pětkrát. Ideálně ať ho po vás přečte ještě někdo jiný. Když nám na personální oddělení přijde dopis, kterým se dotyčný uchází o pozici vedoucího pracovníka a tento motivační dopis obsahuje větu: „Angličtina mě nedělá problém.“ (a to je ještě slabý odvar toho, na co člověk občas narazí) tak zájemce sice možná mluví pravdu ohledně angličtiny, ale s češtinou si zjevně příliš nerozumí. Zároveň tím ukazuje, že pro něj celá věc není dost důležitá na to, aby si po sobě text dostatečně zkontroloval. Jsme sice jen lidé, ale pošramocený první dojem se přece jen těžko napravuje.

Přepis životopisu

Nepřepisujte zbytečně vše, co si personalista může najít v životopisu. Nevadí, když zmíníte jednu nebo dvě předchozí práce, ale musíte k tomu mít nějaký důvod, pracovní úspěchy užitečné zkušenosti apod. Např.: „Pracovala jsem jako pokladní v supermarketu a mám tedy zkušenost se zvládáním stresových situací“, nepište bezúčelně: „Dělala jsem uklízečku, potom kuchařku a teď pracuji jako prodavačka v lahůdkách.“ nebude to mít žádny efekt.

Formální stránka motivačního dopisu

Motivační dopis je zcela formální a měl by tedy obsahovat všechny náležitosti formální korespondence. Nejdříve v hlavičce uveďte své jméno a kontaktní údaje. Ty doporučuji překontrolovat. Překlep v telefonním čísle může znamenat, že se místo zájemci o práci personalista dovolá třeba do taxislužby (vlastní zkušenost). Následuje formální oslovení, ideálně jménem, pokud víte, komu přesně píšete, tedy: „Vážená paní Nováková“. Pokud jméno adresáta neznáte, stačí použít neutrální „Dobrý den“, nepište „Vážené personální oddělení“. Následuje několik odstavců o vaší motivaci a rozloučení „S pozdravem“, „S přáním hezkého dne“ a podpis (vlastnoruční, pokud dopis posíláte poštou).

Vzory motivačního dopisu

Vzor motivačního dopisu 1

Vzor motivačního dopisu 2

Vzor motivačního dopisu 3