Jak napsat obchodní dopis

Přejít ke vzoru

Pro psaní obchodních dopisů se používají předtisky kvůli snadnějšímu vyplňování. Předtisk obchodního dopisu ke stažení zde.

Odvolací údaje

V celém pásmu odvolacích údajů se nesmíme pohybovat pomocí enteru, ale pouze šipkami na klávesnici nebo myší, protože v předtisku by se rozhodilo formátování. Adresu příjemce píšeme napravo od odvolacích údajů. Návod pro psaní adres najdete zde.

• VÁŠ DOPIS ZN.: – vypisuje se pouze v případě, že odpovídáme na jiný dopis (př. 343/14)
• ZE DNE: – datum, kdy nám přišel dopis, na který odpovídáme (př. 2014-04-05)
• NAŠE ZN.: – vypisujeme vždy, píšeme číslo dopisu/rok-zkratka pisatele (př. 67/2014-Ku)
• VYŘIZUJE: – příjmení člověka, který dopis píše
• TELEFON: – dělíme na trojčíslí
• FAX: – dělíme na trojčíslí
• E-MAIL: – nesmí být hypertextový odkaz
• DATUM: – datum, kdy dopis píšeme, píše se formátem rok-měsíc-den (př. 2014-03-29)

Předmět dopisu, oslovení a text dopisu

Pod datem v odvolacích údajích vynecháme 2 řádky a píšeme předmět dopisu. Předmět píšeme tučně s prvním písmenem velkým a nezakončujeme tečkou.

Po předmětu následuje oslovení, u kterého se řídíme adresou. Pokud v adrese není uvedena fyzická osoba, píšeme např. Vážení obchodní přátelé/dodavatelé/partneři. Pokud je v adrese uvedena fyzická osoba, oslovujeme:

• Vážený pane řediteli/vedoucí…, pokud je uvedena funkce
• Vážený pane inženýre/doktore…, pokud není uvedena funkce, ale pouze titul, např. Ing. Jan Kolo
• Vážený pane Kolo, pokud je uvedeno pouze jméno a příjmení

Za oslovením píšeme čárku, vynecháme 1 řádek a text dopisu začínáme malým písmenem. Text členíme do odstavců, mezi jednotlivými odstavci vynecháváme jeden volný řádek. Odstavec nesmí být tvořem jedním řádkem. Nejvhodnější je si zarovnat text do bloku, je to více estetické. Některé části textu můžeme zvýraznit – tučně, na samostatný řádek (tučně, zarovnat doprostřed, nad i pod musí být vynechán řádek) nebo pomocí odrážek (nad i pod musí být mezera, na konci odrážky píšeme čárku).
Jako poslední odstavec píšeme tzv. závěrečnou větu, která je vyjímkou a může být tvořena pouze jedním řádkem.

Pozdrav, přílohy

Po závěrečné větě také vynecháme jeden řádek a napíšeme pozdrav (S pozdravem). Pozdrav neukončujeme tečkou. Pod pozdravem vynecháme přibližně 5 řádků na razítko a vlastnoruční podpis, a poté předepíšeme jméno a funkci člověka, který podpis bude podepisovat.

Pokud přikládáme přílohy, měli bychom se o nich zmínit v textu dopisu. Přílohy vypisujeme 2-4 řádky pod jméno a funkci podepisující osoby. Přílohy je možné vypsat více způsoby:

• počtem, musí být zmíněné v textu dopisu

• vyjmenovat (když jsou maximálně 2)

• vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem (při vetším počtu)

Pokud zasíláme kopii dopisu, uvedeme 2-3 řádky pod přílohami komu zasíláme kopii.

Vzor obchodního dopisu